L’analyse des besoins de formation est un processus indispensable pour assurer la pertinence des formations. Elle permet de déterminer quelles compétences développer et de s’assurer que les actions de formation sont en adéquation avec la réalité du travail.
Première étape de la conception d’une formation
On peut penser que, pour la formation aéronautique des pilotes, cette dernière étant réglementée, l’analyse du besoin de formation n’est pas nécessaire. Pourtant, dans bien des cas, et en particulier dans le cadre de la conception de formation basée sur l’approche par les compétences dans la formation et l’évaluation, c’est une étape indispensable. Une bonne formation peut avoir un effet transformateur sur une organisation. Elle peut améliorer la performance humaine, l’efficacité et, en fin de compte, la sécurité voire les revenus, en donnant aux professionnels les compétences nécessaires pour réussir. Pour le concepteur, il s’agit de répondre à quelques questions essentielles comme : quelles sont les compétences (savoirs, savoir-faire, savoir-être) à développer, comment y parvenir, et avec quels moyens.
La nécessité de développer ou de modifier une formation au sein d’une organisation peut être le résultat de différents événements, (volonté de résoudre un problème de performance, besoin de compétences, arrivée d’un nouvel équipement, développement du spectre des missions, évolution de la réglementation, etc.). Cela étant, que le concepteur suive un processus formalisé ou pas, il existe toujours plusieurs données en entrée. Dans le meilleur des cas, le concepteur dispose d’une expression de besoins, d’une demande de formation. Et généralement, il a besoin de données opérationnelles, techniques, organisationnelles et réglementaires. Autrement dit, on peut difficilement dissocier un projet de formation, du projet, plus global, de l’organisme qui en exprime le besoin.
The need to develop or modify a training program within an organization can arise from various events (the desire to solve a performance problem, a need for new skills, the delivery of new equipment, the expansion of the scope of missions, regulatory changes, etc.). That being said, whether the designer follows a formal process or not, there are always several input data. Ideally, the designer has a needs assessment or a formal training request. Typically, he needs operational, technical, organizational, and regulatory data. In other words, it is difficult to dissociate a training project from the broader project of the organization expressing the need.
Des besoins de formation aux besoins de compétences.
L’analyse des besoins de formation est une étape qui est régulièrement négligée ou finalement réalisée de manière implicite, c’est à dire sans processus clairement défini. La méthode du copier/coller peut parfois rendre service… Pourtant, avant de se lancer dans la réalisation des modules de formation et des supports de cours, il est nécessaire de se poser quelques questions. Même quand il existe une demande explicite, les attentes portent souvent sur des effets plus ou moins clairement exprimés de la formation. Il peut aussi exister des modalités d’organisation de la formation, imposées par les circonstances ou les moyens disponibles. Ainsi, analyser les besoins est l’occasion d’identifier les enjeux du projet de formation. Ces derniers ne sont pas toujours explicites ou clairs, y compris quand il existe une expression de besoins. Par exemple, comment une organisation peut-elle prévoir, identifier les enjeux, y compris de sécurité, de l’arrivée d’un nouvel équipement qu’elle ne connaît pas ? Et le besoin de compétences, résultat de la formation, qui en découle.
Il faut souligner que parfois, les attentes des personnels, la « population » à former, sont différentes des attentes de l’organisation exprimant le besoin de formation. En conséquence, il est prudent de comprendre la composition de la population à former afin d’ajuster, éventuellement, contenus et méthodes dans la durée. On peut comprendre que des facteurs personnels (motivation, disponibilité, attentes, compétences, etc.) influencent la motivation à entreprendre une formation ou une tâche spécifique. Et que par exemple dans le cadre d’une formation à la qualification de type, les attentes de jeunes pilotes sortants de formation initiale peuvent être différentes de celles de seniors, commandants de bord ou instructeurs confirmés. En conséquence, concevoir et organiser une formation efficacement, suppose que l’on comprenne les enjeux de l’organisation et des individus. L’analyse des besoins de formation peut faciliter cette compréhension.
Dans le cadre de l’approche par les compétences de l’aviation, c’est une étape indispensable.
Dans le cadre de l’approche par les compétences dans l’aviation (Competency-Based Training & Assessment), analyser le besoin de formation est une étape essentielle du processus de conception de la formation. En effet, la formation ne se développe jamais dans un vide, mais en réponse à des déclencheurs spécifiques tels que la résolution de problèmes de performance, l’acquisition de nouvelles compétences, ou encore l’adaptation à des changements organisationnels, techniques ou réglementaires. Ainsi, il existe un lien étroit entre le projet de formation et les objectifs stratégiques ou opérationnels de l’organisation. Dans le cadre de l’approche par les compétences, telles que définie par l’OACI (doc 9941), on parle d’une étude préliminaire qui comprend deux activités connexes : l’analyse du problème et l’analyse des besoins de formation. Et il faut souligner que dans certains cas, la formation n’est pas la solution au problème rencontré. L’étude préliminaire est suivie d’une analyse de l’emploi et de la population.
Comme évoqué plus haut, le concepteur de formation a généralement besoin d’un ensemble de données pour construire une formation pertinente et adaptée. À l’aide de ces données, il doit s’efforcer de :
Identifier le but de la formation : à partir de la demande initiale, idéalement formalisée par l’organisation, il est nécessaire de clarifier pourquoi une formation est nécessaire (par exemple formation initiale, recyclage, récurrente, etc.), quel est le problème à résoudre et quels sont les résultats attendus (compétences, qualifications…).
Identifier les besoins opérationnels : comme la liste des activités à accomplir. Elle permet de comprendre les compétences requises pour une fonction donnée. Mais également les procédures, l’environnement opérationnel, etc. Autant d’éléments qui peuvent faciliter la création de scénario de formations réalistes.
Identifier les tâches associées à la formation : Une liste des tâches est nécessaire. Elle peut être extraite d’une analyse des tâches existantes ou peut être réalisée à partir des documents opérationnels (manuel de vol, manuel des opérations, etc.). L’enjeu est ici d’identifier les tâches « critiques », celles qui feront l’objet d’une attention particulière en formation. C’est l’occasion de faire le lien avec les événements de sécurité. (SGS, flight Data Monitoring, Mandatory occurrence Report, Training Survey, etc.)
Identifier les exigences techniques : comme par exemple, des informations relatives à l’utilisation d’un nouvel équipement (guides techniques, manuels de l’utilisateur, etc.), les caractéristiques des dispositifs de formation, dont les simulateurs de vol à utiliser. Identifier les écarts existants, en particulier en matière de software.
Identifier les exigences, le cadre réglementaire : lorsque des évolutions légales ou normatives imposent une mise à jour des compétences ou des pratiques professionnelles. Et lorsqu’un cadre réglementaire existe (Part-Aircrew, Part-Air Operations, etc.), identifier les durées, contenus, procédure d’évaluation et de certification de la formation.
Identifier les besoins organisationnels : qui expliquent le fonctionnement interne de l’organisation et les éventuels changements structurels qui nécessitent de nouvelles compétences, comme l’élargissement du spectre de missions (par exemple : vol de nuit avec jumelles de vision nocturne à l’occasion d’un changement de flotte).
Ainsi, le projet de formation doit s’inscrire dans une vision globale, prenant en compte les besoins présents et si possible futurs de l’organisation, afin d’assurer une adéquation entre les apprentissages dispensés et les réalités des situations professionnelles.
Quelques cas particuliers
Exemples concrets nécessitant une analyse des besoins de formation dans l’aviation hélicoptère :
Intégration des nouvelles technologies : les opérateurs introduisent régulièrement des systèmes d’avionique avancés (ACAS, TAWS, pilote automatique, GNSS, etc.). Une analyse des besoins permet de déterminer si une formation supplémentaire est nécessaire pour garantir une utilisation sûre et efficace de ces nouveaux équipements, en veillant à ce que les compétences des pilotes soient à jour avec les dernières avancées technologiques.
Formation adaptée aux rôles spécifiques : les pilotes évoluent dans des environnements variés (lutte contre les feux, évacuation médicale, etc.), ce qui nécessite des programmes de formation adaptés aux missions spécifiques. L’analyse des besoins permet de concevoir des formations pertinentes, en évitant une approche uniforme, et en tenant compte de l’évolution technologique qui influence ces rôles (par exemple, le vol avec systèmes de vision nocturne).
Comblement des lacunes en performance et sécurité : dans des environnements sensibles, comme les opérations offshores ou HEMS, la sécurité est primordiale. L’analyse des besoins identifie les compétences à renforcer, notamment en termes de prise de décision sous pression et d’automatisation. Cette démarche proactive, appuyée par des analyses de sécurité et l’Evidence-Based Training (RMT.0599), vise à améliorer la formation et la sécurité globale.
Ces exemples illustrent l’importance de réaliser une analyse structurée des besoins pour créer des programmes de formation ciblés et efficaces, tout en améliorant la sécurité dans l’industrie des hélicoptères.
Le livrable de l’analyse du besoin de formation : Le cahier des charges de formation
Le rapport qui clôt cette étape du processus de conception de cours s’adresse aux acteurs du projet de formation. Son but est de partager la compréhension du projet et de faciliter la coordination. Il peut inclure les éléments suivants :
| Le contenu du livrable de l’étude préliminaire : |
| 1 – Une brève introduction expliquant le contexte du besoin de formation, |
| 2 – Une définition, aussi précise que possible, des enjeux, du problème à résoudre, |
| 3 – Une liste des principaux « symptômes » qui ont indiqué l’existence du problème à résoudre, et si possible, une explication des causes du problème (évènements indésirables par exemple), |
| 4 – Une description de la population à former, |
| 5 – Un énoncé concis de l’objectif général de la formation et des avantages attendus de la mise en œuvre de la solution de formation, |
| 6 – Un énoncé des contraintes liées à la formation proposée, |
| 7 – Une liste des ressources humaines et techniques requises, |
| 8 – Une liste de référence des documents indispensables à la conception de la formation (guides techniques, manuels, règlements, etc.), |
| 9 – Une analyse du coût de la formation, |
| 10 – Une fiche de planification du projet de conception de cours (Rôles & Responsabilités et diagramme de Gantt par exemple), |
| 11 – Un plan d’évaluation de l’efficacité de la formation (Modèle de Kirkpatrick ou Phillips par exemple). |
En conclusion
L’analyse des besoins de formation constitue une étape incontournable pour toute organisation cherchant à optimiser la performance de ses professionnels. En identifiant les compétences à acquérir, en adaptant la formation aux nouvelles technologies et aux rôles spécifiques, et en comblant voire anticipant les erreurs et menaces en matière de sécurité, cette démarche garantit des programmes pédagogiques efficaces et pertinents. Au-delà de la simple conformité réglementaire, elle permet d’améliorer la sécurité des opérations, idéalement dans un cadre proactif avec la prise en compte des évènements de sécurité, tout en offrant aux pilotes les outils nécessaires pour évoluer dans un environnement de plus en plus complexe.
Pour aller plus loin :
ICAO doc9941, ICAO EBT Manual Doc 9995, 2013.
“L’approche par compétences en formation” de Jacques Tardif. Ce livre explore la manière dont l’analyse des besoins s’intègre dans la conception de formations basées sur les compétences.